Cílem tohoto dokumentu je v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen jako „GDPR“), poskytnout subjektům údajů úplné informace o zpracování jejich osobních údajů správcem údajů advokátní kanceláří Advokátní kancelář Hanus, se sídlem Žižkova tř. 183/33, 370 01 České Budějovice (dále jen „Advokátní kancelář“), zejména o tom, jaké jejich osobní údaje, pro jaký účel a jakým způsobem budou zpracovávány, komu mohou být jejich osobní údaje zpřístupněny, jakož i o jejich právech ve vztahu ke zpracovávání jejich osobních údajů.
Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje subjektů údajů v následujících případech:
Identifikační údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození a podle okolností i jiné (např. povolání nebo pracovní zařazení, číslo OP, číslo pasu, číslo ŘP, IČO, DIČ, číslo bankovního účtu, apod.).
Kontaktní údaje: adresa bydliště, adresa pracoviště, telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky.
Fotografie: v případě některých klientů jako součást důkazního materiálu, v případě spolupracujících advokátů a zaměstnanců na webových stránkách Advokátní kanceláře.
Citlivé údaje: dle povahy konkrétního případu můžeme zpracovávat i citlivé údaje klientů, spolupracujících advokátů či zaměstnanců (např. údaje o členství v odborové organizaci či údaje o zdravotním stavu).
Údaje týkající se trestní činnosti: tyto údaje zpracováváme ve vztahu k některým klientům dle povahy konkrétního případu (např. údaje ve výpisu z rejstříku trestů, údaje v trestním spisu).
Údaje z tzv. cookies při návštěvě našich webových stránek: např. zvolený jazyk, standardní měření návštěvnosti webových stránek. Advokátní kancelář nezpracovává údaje o IP adrese, poloze návštěvníků apod.
Další údaje od zájemců o spolupráci při poskytování právních služeb či uchazečů o zaměstnání: údaje v životopisu, v motivačním dopisu, v zápočtovém listu/potvrzení o zaměstnání nebo doporučení od bývalého zaměstnavatele.
Další údaje zaměstnanců: veškeré údaje související s výkonem práce pro Advokátní kancelář (např. druh práce a pracovní zařazení, údaje o pracovních výkonech a výsledcích, platové a mzdové informace, informace o sociálním a zdravotním pojištění, apod.)
Tyto osobní údaje jsou v případě potřeby aktualizovány informacemi od subjektů údajů, od třetích stran, případně pomocí veřejných zdrojů (internet, veřejné rejstříky,…).
Advokátní kancelář zpracovává výše uvedené osobní údaje za následujícími účely, a to na základě níže uvedených právních důvodů zpracování (pro větší přehlednost jsou jednotlivé účely a právní důvody zpracování uvedeny vždy ve vztahu k jednotlivým kategoriím zpracovávaných osobních údajů. Jednotlivé účely a právní důvody zpracování se mohou v některých případech překrývat):
1. Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k plnění účelu, pro který byly shromážděny nebo po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
2. Některé údaje jsou uchovávány pouze po dobu trvání smluvního vztahu se subjektem údajů a po skončení tohoto vztahu jsou zlikvidovány (např. fotografie spolupracujících advokátů a zaměstnanců).
3. Další údaje jsou uchovávány i určitou dobu po skončení smluvního vztahu. Advokátní kancelář je totiž povinna respektovat archivační lhůty vyplývající z příslušných právních předpisů a určité dokumenty, včetně osobních údajů v nich uvedených, tak musí archivovat po pevně stanovenou dobu (např. klientské spisy po dobu 5 let od ukončení poskytování právních služeb, zaměstnanecké dokumenty po dobu 3 až 30 let).
4. Některé další dokumenty obsahující osobní údaje Advokátní kancelář v nezbytném rozsahu uchovává pro účely uplatňování a hájení svých právních nároků, a to po dobu trvání promlčecích lhůt podle obecně závazných právních předpisů (3 až 15 let).
5. Údaje z tzv. cookies na webových stránkách Advokátní kancelář uchovává pouze po dobu nejdéle 13 měsíců.
6. Jakmile uplyne doba, po kterou jsou osobní údaje subjektů údajů uchovávány pro konkrétní účel, Advokátní kancelář osobní údaje anonymizuje či je zcela vymaže z vlastních databází a informačních systémů a papírové dokumenty obsahující osobní údaje skartuje.
1.Advokátní kancelář získává osobní údaje z těchto zdrojů:
1. Ke zpracování osobních údajů subjektů údajů dochází jak v elektronické formě prostřednictvím výpočetní techniky, tak v listinné formě manuálním způsobem. Advokátní kancelář má implementovány vhodné technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, které zpracovává, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto osobním údajům, k jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů (např. šifrování, zabezpečení přístupu heslem, bezpečnostní software, uchovávání v uzamčených skříních či prostorech, přístup povolen pouze vybraným osobám, které osobní údaje nevyhnutně potřebují k plnění výše uvedených účelů zpracování). Zaměstnanci Advokátní kanceláře mající přístup k osobním údajům v rámci zpracování osobních údajů jsou proškoleni při nástupu do zaměstnání a dále jednou za 18 měsíců. Veškeré osoby, kterým mohou být osobní údaje subjektů zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí, jsou vázáni povinností mlčenlivosti a jsou povinny postupovat dle právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. Rovněž požadujeme, aby poskytovatelé našich datových úložišť splňovali příslušné standardy průmyslového zabezpečení. Nezpřístupňujeme osobní údaje příjemcům ve třetích zemích ani v rámci mezinárodních organizací.
2. U subjektů údajů nedochází v rámci zpracovávání jejich osobních údajů k automatizovanému rozhodování ani profilování.
1. Advokátní kancelář předává, resp. může předávat (pouze některé) osobní údaje subjektů údajů těmto příjemcům:
Právo na přístup k osobním údajům: Subjekt údajů má přístup ke všem osobním údajům, které Advokátní kancelář o něm zpracovává. V případě, že o to subjekt údajů požádá, poskytne mu Advokátní kancelář kopii těchto údajů ve strukturovaném formátu do jednoho měsíce od žádosti, za podmínky, že předáním těchto informací nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob (není tedy ve všech případech možné poskytnout informace, které jsou např. předmětem obchodního tajemství, duševního vlastnictví nebo autorského práva, informace, které tvoří know-how Advokátní kanceláře a/nebo třetích osob – např. poskytovatelů software, i když souvisejí se zpracováním osobních údajů subjektu údajů, který podal žádost o přístup k těmto údajům). Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob poskytnutí.
Právo na opravu: V případě, že o tom subjekt údajů Advokátní kancelář informuje nebo jí o to požádá, Advokátní kancelář opraví/aktualizuje nepřesné/neaktuální osobní údaje, a to bez zbytečného odkladu.
Právo na výmaz (tzv. „právo být zapomenut“): Osobní údaje subjektů údajů budou bez zbytečného odkladu vymazány po naplnění jednoho z následujících důvodů:
Osobní údaje nelze vymazat, pokud je zpracování nezbytné pro plnění právních povinností nebo pro uplatnění a hájení právních nároků.
Právo na odvolání souhlasu: Osobní údaje nebudou dále zpracovávány, pokud subjekt údajů odvolá souhlas se zpracováním a neexistuje jiný právní důvod pro zpracování.
Právo na omezení zpracování: Zpracování osobních údajů subjektu údajů bude omezeno v těchto případech:
Omezení zpracování tedy znamená, že zatímco údaje jsou stále uchovávány, nebudou moci být jinak zpracovávány, dokud nebude možné omezení zrušit. V případě, že je tedy zpracování osobních údajů omezeno, budou tyto osobní údaje zpracovávány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu uplatňování nebo hájení právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu. O zrušení omezení zpracování osobních údajů Advokátní kancelář subjekt údajů informuje předem.
Právo na přenositelnost osobních údajů: Jestliže o to subjekt údajů požádá a je-li to technicky proveditelné, předá Advokátní kancelář jeho osobní údaje jinému správci, a to v běžně používaném, strojově čitelném formátu.
Právo vznést námitku proti zpracování: Jestliže je účelem zpracování oprávněný zájem Advokátní kanceláře a subjekt údajů vznese námitku proti tomuto zpracování, osobní údaje se dále nezpracovávají, pokud neexistují závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro uplatnění a hájení právních nároků.
Vznesení stížnosti: Subjekt údajů má právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů ve vztahu ke zpracování jeho osobních údajů Advokátní kanceláří.
Výše uvedená práva může subjekt údajů uplatnit u Advokátní kanceláře e-mailem na adresu info@akhanus.cz nebo poštou na adresu:
Advokátní kancelář Hanus a Švrček v.o.s.
Žižkova tř. 183/33
370 01 České Budějovice
Veškeré opravy, výmazy nebo omezení zpracování osobních údajů Advokátní kancelář oznámí i jednotlivým zpracovatelům Advokátní kanceláře s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Pokud o to subjekt údajů požádá, sdělí mu Advokátní kancelář konkrétní příjemce jeho osobních údajů, kterým Advokátní kancelář jeho osobní údaje předává.
Tato informace bude v budoucnu pravidelně aktualizována.
